Системы электронного документооборота активно используются практически во всех крупных современных компаниях. В этом нет ничего удивительного, поскольку такие программные комплексы позволяют автоматизировать и оптимизировать многие бизнес-процессы. Какими же преимуществами и недостатками обладают СЭД https://bbworkspace.ru/?
Основные особенности СЭД
К числу главных преимуществ таких систем стоит в первую очередь отнести значительное ускорение работы предприятия. Отправка документов почтой нередко занимает несколько дней, даже если филиалы компании находятся относительно недалеко. А с помощью СЭД отправка и получение документов занимают всего несколько секунд.
Еще один важный плюс – безопасность. Если сотрудники пересылают друг другу документы по электронной почте, то злоумышленник может получить к ним доступ через вирус на ПК, смартфоне и так далее. А СЭД являются серьезными программными продуктами и гораздо лучше защищены от взлома.
Все документы, использующиеся в таких программных комплексах, имеют юридическую силу. Это значит, что их в случае необходимости можно предъявить в суде. При этом утерять их, как бумажные документы, практически невозможно.
Прозрачность документооборота – еще один важный плюс СЭД. Благодаря этому можно в любое время узнать, что происходит с документом в настоящий момент: кто его просмотрел, подписал и так далее.
СЭД позволяют создать электронный архив документов. Благодаря этому искать нужную информацию станет гораздо проще. Это также гарантирует ее сохранность и защиту от пожаров, воздействия влажности, насекомых и так далее.
К числу минусов СЭД стоит отнести сложность освоения. Из-за этого придется потратиться на обучение сотрудников. А интеграция системы часто занимает несколько недель. Кроме того, всю информационную базу можно потерять из-за поломки жесткого диска. Впрочем, проблема легко решается резервным копированием данных.
Таким образом, преимуществ у СЭД гораздо больше, чем недостатков.
